Wer die Zulassungsvoraussetzungen zur Promotion erfüllt hat, kann bei der zuständigen Fakultät unter Angabe des für die Dissertation geplanten Themas die Annahme als Doktorandin oder Doktorand schriftlich beantragen. Dem Antrag auf Annahme ist die schriftliche Bestätigung der Doktormutter bzw. des Doktorvaters über die Bereitschaft zur Betreuung der Dissertation beizufügen.
Empfehlenswert und von einigen Fakultäten vorgeschrieben ist, dass die Promovierenden eine Betreuungsvereinbarung abschließen, in der die grundlegenden Anforderungen an Betreuende und Doktorandinnen und Doktoranden festgehalten werden. Die Betreuungsvereinbarung enthält u.a. Aussagen zur Anzahl und Zuordnung von Fach-Betreuern. In der Regel sind es zwei Betreuerinnen bzw. Betreuer, wobei eine bzw. einer die Hauptbetreuung übernimmt und die bzw. der zweite als zusätzliche Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner fungiert. Darüber hinaus enthält eine Betreuungsvereinbarung Angaben zu weiteren Betreuungsinhalten, wie z.B. Dokumentation von Zwischenergebnissen oder Kontakthäufigkeit, die je nach Fachdisziplin unterschiedlich ausgeprägt sein können.
Dem Antrag auf Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand sind meist weitere Unterlagen hinzuzufügen, wie etwa ein Lebenslauf, Nachweise über ein abgeschlossenes Studium, eine Erklärung darüber, ob bereits frühere Promotionsversuche unternommen oder sogar abgeschlossen wurden, ein amtliches Führungszeugnis und die Betreuungszusage. Näheres regeln die jeweiligen Promotionsordnungen. Der Antrag ist in der Regel vor Beginn der Arbeit an der Dissertation zu stellen. Über die Annahme als Doktorandin oder Doktorand entscheidet meist der Promotionsausschuss.
Sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Doktorarbeit in einer anderen Sprache als der deutschen Sprache oder gemeinsam mit anderen Promovierenden zu verfassen, ist es ratsam, vorab die Zustimmung Ihrer Betreuerin bzw. Ihres Betreuers einzuholen. Die endgültige Entscheidung trifft der zuständige Promotionsausschuss.
Mit der Annahme als Doktorandin oder Doktorand wird die grundsätzliche Bereitschaft der Fakultät dokumentiert, eine Dissertation über das beabsichtigte Thema als wissenschaftliche Arbeit zu bewerten und die Doktorandin oder den Doktoranden bei der Erstellung der Arbeit zu betreuen und zu unterstützen.
Die Annahme als Doktorandin oder Doktorand ist von der Zulassung zur Promotionsprüfung zu unterscheiden.
Der Promotionsausschuss entscheidet sowohl über die Annahme zum Promotionsverfahren als auch über die Zulassung zur Promotionsprüfung. Neben der Dekanin bzw. dem Dekan der promotionsführenden Fakultät sind Hochschullehrerinnen bzw. Hochschullehrer, Promovierende sowie akademische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Ausschuss vertreten.
Der Promotionsausschuss stellt sicher, dass die Bestimmungen der Promotionsordnung eingehalten werden und die Promotion ordnungsgemäß durchgeführt wird. Zu den Hauptaufgaben des Promotionsausschusses gehören demnach:
Alle Fragen, die mit dem Promotionsverfahren verbundenen sind, können Promovierende an die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden des Ausschusses richten.
Die Mitglieder der Promotionskommission werden vom Promotionsausschuss berufen. Die Kommission besteht aus Gutachterinnen und Gutachtern sowie weiteren prüfungsberechtigten Mitgliedern der beteiligten Fakultäten oder Fachbereiche. Im Rahmen eines kooperativen Promotionsverfahrens können als Prüferinnen und Prüfer auch Fachhochschulprofessorinnen und Fachhochschulprofessoren bestellt werden.
Die Prüfungskommission beurteilt die Dissertation auf Grundlage der Gutachtervorschläge, nimmt die mündliche Prüfung ab und legt die Noten für die Dissertation und die mündliche Prüfung sowie die Gesamtnote der Promotion fest.
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